Privacyverklaring

Fixbaas is een handelsnaam van Envicom (KvK 74146319), gevestigd in Rotterdam (Postbus 24·018, 3007 KA Rotterdam). Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring staan.

Voor alles rond privacy bereik je ons rechtstreeks via privacy@fixbaas.nl of telefonisch via 010 319 7048.

Plan je een reparatie (pickup, mail-in of spoed), dan hebben we gegevens nodig om je apparaat op te halen, te repareren en terug te bezorgen, en om garantie te kunnen geven.

Gegevens

Naam, e-mail, telefoonnummer, adres/postcode (bij pickup), apparaatgegevens (merk, model, IMEI/serienummer — optioneel), foto's van je apparaat (defect-foto's en QC-bewijsfoto's van de uitgevoerde reparatie), je reparatiedossier en onze berichten over de opdracht. Technische toesteldata gebruiken we alleen voor zover nodig voor diagnose, datawissing, veiligheid en garantie; privé-inhoud bekijken we alleen als dat voor de opdracht noodzakelijk is.

Waarom

Omdat we dit nodig hebben om de afspraak met jou uit te voeren (uitvoering van de overeenkomst) en om garantieclaims te kunnen beoordelen.

Hoe lang

Factuurgegevens 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht). Het reparatiedossier bewaren we zolang dat nodig is voor garantie en eventuele geschillen, en niet langer.

Gedeeld met

De koerier (PostNL of DHL) als je apparaat verzonden wordt — zie de sectie over levering. Upload je bij de online intake zelf schadefoto's, dan sturen we die foto's — tenzij je daar de AI-beoordeling uitzet ('liever niet') — eenmalig naar onze AI-verwerker OpenAI (VS) voor een automatische schade-inschatting; volgens het API-beleid van OpenAI worden ze niet gebruikt om hun modellen te trainen. Foto's uploaden is altijd optioneel. Verder niemand.

Vul je bij de online reparatie-aanmelding je e-mailadres in maar rond je de aanvraag niet af, dan bewaren we de tot dan toe ingevulde gegevens kort als concept, zodat je later verder kunt via een persoonlijke hervat-link. Dit melden we ook direct bij het e-mailveld op het moment dat we het concept opslaan.

Gegevens

De stappen die je al invulde: apparaatgegevens, klachtomschrijving, eventueel door jou geüploade foto's, gekozen service-optie en je contactgegevens (naam, e-mail, telefoonnummer en — bij pickup — adres/postcode).

Waarom

Zodat je je aanvraag kunt hervatten zonder opnieuw te beginnen (gerechtvaardigd belang: de door jou gestarte aanvraag soepel laten verlopen). We sturen hierover maximaal één herinneringsmail met de hervat-link, ongeveer 4 uur nadat je stopte — daarna niets meer.

Hoe lang

7 dagen. Daarna verwijderen we het concept automatisch en definitief. Rond je de aanvraag alsnog af, dan gaat het concept op in je gewone reparatiedossier (zie 'Reparatie uitvoeren'). Eerder laten verwijderen kan altijd via privacy@fixbaas.nl.

Gedeeld met

Niemand.

Bestel je een refurbished apparaat of accessoire, dan verwerken we je bestelgegevens en geven we het minimaal noodzakelijke door aan de vervoerder.

Gegevens

Naam, bezorgadres, e-mail, telefoonnummer, je bestelling en orderhistorie.

Waarom

Om je bestelling te leveren en je herroepings- en garantierechten te kunnen afhandelen (uitvoering van de overeenkomst).

Hoe lang

Factuurgegevens 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht); ordergegevens zolang nodig voor garantie en retouren.

Gedeeld met

PostNL of DHL: naam, adres en — voor track & trace-berichten — e-mailadres en telefoonnummer. Alleen wat nodig is voor het verzendlabel en de bezorging.

Betalingen lopen via betaalprovider Mollie. Je rekent af in de beveiligde omgeving van Mollie; wij krijgen en bewaren geen kaart- of rekeninggegevens — alleen de betaalstatus en een transactie-referentie.

Gegevens

Betaalstatus, betaalmethode en transactie-referentie (bij ons). Je betaalgegevens zelf verwerkt Mollie — en afhankelijk van de gekozen methode ook die aanbieder, zoals je bank bij iDEAL.

Waarom

Om de betaling af te handelen (uitvoering van de overeenkomst) en voor de wettelijke administratieplicht.

Hoe lang

Als onderdeel van de administratie: 7 jaar (wettelijk).

Gedeeld met

Mollie (betaalprovider) en onze boekhouder voor de financiële administratie.

Verkoop je een apparaat aan ons, dan gelden wettelijke opkopersregels: we controleren identiteit, eigendom en herkomst voordat een koop tot stand komt. Hoe dat werkt staat ook in de algemene voorwaarden.

Gegevens

Verkopersgegevens, getoonde ID-soort en de noodzakelijke documentgegevens, herkomst, IMEI/serienummer en de uitkomst van de controle in het Digitaal Opkopers Register / Stop Heling. We bewaren géén kopie van je identiteitsbewijs, tenzij een specifieke wet dat verplicht. Data die nog op het toestel staat wissen we na definitieve inkoop.

Waarom

Uitvoering van de inkoopovereenkomst en de wettelijke registratieplicht voor opkopers (heling-preventie).

Hoe lang

Inkoopadministratie 7 jaar (fiscaal); register-gegevens volgens de wettelijke of gemeentelijke termijn. Niet-noodzakelijke ID-gegevens verwijderen we eerder.

Gedeeld met

Gemeente, politie en het Digitaal Opkopers Register — uitsluitend voor de wettelijk verplichte registratie, controle of vordering.

Je kunt je reparatie- of orderstatus zonder account volgen (dossiernummer + e-mail). Maak je wél een account, dan verwerken we extra gegevens om dat account te laten werken.

Gegevens

E-mailadres, een versleutelde vorm van je wachtwoord (nooit het wachtwoord zelf), je bestellingen, retouren, wishlist en voorraad-alerts, en een inlog-cookie (14 dagen geldig). Vraag je een inloglink aan, dan sturen we die per e-mail.

Waarom

Omdat jij om een account vraagt en wij dat moeten laten werken (uitvoering van de overeenkomst).

Hoe lang

Zolang je account bestaat. Je kunt verwijdering aanvragen via privacy@fixbaas.nl; gegevens die wettelijk bewaard moeten blijven (zoals facturen) houden we dan afgeschermd aan.

Gedeeld met

Niemand.

De chat op onze site wordt beantwoord door een AI-assistent. Daarvoor gebruiken we OpenAI als verwerker: de tekst van je chatberichten wordt naar OpenAI gestuurd om een antwoord te maken en om je vraag aan de juiste veelgestelde vraag te koppelen.

Gegevens

De berichten die je in de chat typt — inclusief gegevens die je daarin zelf deelt of die de assistent vraagt om je te helpen (zoals naam, e-mail, telefoonnummer of ophaaladres bij het inplannen van een reparatie). Ben je ingelogd, dan krijgt de assistent ook je naam en je openstaande order-/reparatienummers mee om je persoonlijk te helpen. Foto's die je in de chat uploadt blijven op onze eigen server en gaan níet naar OpenAI (alleen schadefoto's die je zelf bij de online reparatie-intake uploadt gaan — tenzij je dat daar uitzet — naar OpenAI voor een schade-inschatting; zie 'Reparatie uitvoeren'). De chatgeschiedenis bewaren wij zelf voor opvolging en kwaliteit.

Waarom

Om je direct en buiten openingstijden te kunnen helpen (gerechtvaardigd belang: efficiënte klantenservice). De chat gebruiken is altijd vrijwillig.

Hoe lang

De chatgeschiedenis bewaren we niet langer dan nodig voor opvolging van je vraag en verbetering van de antwoorden.

Gedeeld met

OpenAI (VS) als verwerker. OpenAI kan deze gegevens buiten de EU verwerken; volgens het API-beleid van OpenAI worden ze niet gebruikt om hun modellen te trainen. Liever geen AI of geen doorgifte? Gebruik dan e-mail (hoi@fixbaas.nl), telefoon of WhatsApp — je krijgt dezelfde hulp.

Tip: deel in de chat alleen wat nodig is voor je vraag — een dossiernummer is meestal genoeg.

Bij je eerste bezoek vraagt onze cookie-banner wat je goed vindt. Zonder toestemming gebruiken we alleen wat strikt noodzakelijk is (inloggen, beveiliging, je toestemmingskeuze).

• Analytics (alleen na toestemming): een eigen, first-party meting van paginaweergaven en kliks met een willekeurig bezoekers-ID. Geen IP-opslag, geen koppeling aan je naam, en de gegevens blijven bij ons — er gaat niets naar een extern analytics-bedrijf.
• Marketing (alleen na aparte toestemming): advertentiepixels van Google, Meta/Facebook, TikTok of LinkedIn kunnen dan laden om campagnes te meten. Die laden uitsluitend als je marketing hebt aangevinkt én wij op dat moment zo'n campagne voeren.
• Service-mails kunnen een leesbevestiging bevatten als die functie aanstaat — alleen om te zien of belangrijke berichten aankomen.
• Regio-indicatie:bij een bezoek bepalen we lokaal op onze eigen server — zonder je IP-adres op te slaan of met derden te delen — een grove regio-indicatie (zoals "regio Rotterdam" of "elders in Nederland") om je direct de juiste bezorgoptie te tonen.

Welke cookies we precies plaatsen en hoe je je keuze wijzigt of intrekt, staat op de cookies-pagina.

Om de site en jouw dossier te beschermen verwerken we een beperkte hoeveelheid technische gegevens (gerechtvaardigd belang: beveiliging).

• Cloudflare Turnstile op formulieren: een bot-controle waarbij Cloudflare technische gegevens van je browser (waaronder je IP-adres) verwerkt om mensen van bots te onderscheiden.
• Een web application firewall die binnenkomend verkeer op aanvalspatronen controleert en geblokkeerde verzoeken met technische kenmerken registreert.
• Rate-limiting op gevoelige pagina's, tweestapsverificatie op beheerderstoegang, versleutelde back-ups en een intern logboek van beheerdershandelingen.

Beveiligingslogs bewaren we niet langer dan nodig om incidenten te kunnen onderzoeken.

Service-berichten (bevestigingen, statusupdates, offertes) versturen we via onze eigen mailserver. Nieuwsbrieven of andere marketing sturen we alleen met jouw aparte toestemming, en afmelden kan altijd.

Kies je er zelf voor om ons via WhatsApp te benaderen, dan verwerkt WhatsApp (Meta) die berichten ook volgens zijn eigen privacybeleid. Wil je dat niet, gebruik dan e-mail of telefoon — alles kan ook zonder WhatsApp.

• Fiscale administratie (facturen, betalingen): 7 jaar bewaarplicht.
• Opkopersregistratie bij inkoop van gebruikte apparaten (Digitaal Opkopers Register).
• Verstrekking aan bevoegde autoriteiten, uitsluitend bij een rechtsgeldige vordering.

Onder de AVG heb je recht op:

• Inzage — een kopie van de gegevens die we van je hebben.
• Correctie — onjuiste gegevens laten aanpassen.
• Verwijdering — tenzij we gegevens wettelijk moeten bewaren (zoals facturen).
• Beperking en bezwaar — bijvoorbeeld tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Overdraagbaarheid — je gegevens in een gangbaar bestandsformaat meekrijgen.
• Toestemming intrekken — bijvoorbeeld voor analytics of marketing, net zo makkelijk als geven (via de cookies-pagina of een mail).

Mail je verzoek naar privacy@fixbaas.nl. We reageren binnen een maand en kunnen je vragen je identiteit aan te tonen voordat we gegevens verstrekken. Niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Je kunt altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigt deze verklaring, dan zie je dat bovenaan aan de datum en het versienummer. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we klanten met een account ook per e-mail. Voor lopende opdrachten verwerken we je gegevens nooit voor wezenlijk andere doelen zonder je dat te laten weten.